2. Méthodologie

La présente section décrit le processus de compilation des 250 fiches de contrat aux étapes suivantes : Cerner les contraintes, Caractéristiques des échantillons, Approvisionnement en données, Cartographie de la NDPMO et Regroupement, Èpuration et normalisation des données.

2.1 Contraintes constatées

Dans le cadre de la compilation des données de l’échantillon, des contraintes ont été mises en place pour réaliser le projet selon les directives de la haute direction de Soutien en approvisionnement Canada (SAC). SAC ne crée pas non plus de données et ne manipule pas les données conformément à la politique et aux lignes directrices de SPAC.

2.2 Caractéristiques des échantillons

Les 250 fiches de contrats décrites ont été choisies à partir d’un bassin filtré de contrats en fonction de la répartition de cinq caractéristiques particulières, soit la valeur élevée/faible en dollars, la taille de l’entreprise, les biens/services, les contrats clos et le type de contrat.

2.2.1 Valeur en dollars faible ou élevée

Les valeurs monétaires des données du projet pilote ont été réparties uniformément sur quatre fourchettes :

• moins de 25 000 $
• de 25 000 $ à 499 000 $
• de 500 000 $ à 999 000 $
• 1 million de dollars et plus

2.2.2 Taille de l’entreprise

La taille des entreprises était également répartie également entre les catégories suivantes :

• travailleur autonome
• de 1 à 4 employés
• de 5 à 9 employés
• de 10 à 19 employés
• de 20 à 49 employés
• de 50 à 99 employés
• de 100 à 499 employés
• de 500 à 999 employés
• plus de 1 000 employés

2.2.3 Biens ou services

SPAC a choisi les types de biens et de services qui seront représentés selon un ratio de deux pour un.

2.2.4 Contrats clos

Seuls les contrats clos ont été utilisés pour les dossiers de l’échantillon. Pour qu’un contrat soit un « contrat clos », les appels d’offres doivent avoir été attribués au plus tard en 2019.

2.2.5 Type de contrat

Avec l’inclusion de divers types de contrats, la nature des commandes subséquentes dans les offres à commandes ou les arrangements en matière d’approvisionnement qui peuvent s’étendre sur plusieurs années a été limitée à toutes les fiches de contrats qui ont été publiées en 2020 et depuis.

2.3 Sources de données

La NDPMO présente un ensemble normalisé de champs de données à remplir par les données du gouvernement du Canada recueillies dans le cadre du processus d’approvisionnement. La plupart des données utilisées dans les 250 fiches de contrats, à l’exception des données de planification et de mise en œuvre, sont activement publiées sur Achatsetventes.gc.ca (AEV) et sont facilement accessibles à partir du dépôt de données sur ouvert.canada.ca. Les données proviennent principalement d’AEV et de nos systèmes d’approvisionnement.

SPAC a déterminé que les systèmes ne contenaient pas tous les champs nécessaires pour répondre aux exigences de la NDPMO. Comme le mentionne la section sur les contraintes ci-dessus, pour le jalon 2.3, SPAC ne créera pas de champs de données pour répondre aux exigences de la NDPMO. Les champs de la NDPMO qui ne sont pas disponibles à partir de nos sources de données sont présentés à l’annexe A. Dans certains cas, les données d’approvisionnement actuelles du gouvernement du Canada ne sont pas saisies sous forme de données « structurées » dans les systèmes d’approvisionnement. Cet exercice a mis en évidence la nécessité d’uniformiser le mode de saisie des éléments de données dans tous les systèmes d’approvisionnement de SPAC. Les efforts futurs de la NDPMO bénéficieront grandement d’une telle initiative.

SPAC a également obtenu des données du BPR directement dans les secteurs et les régions.

2.4 Cartographie de la NDPMO et Regroupement

Il s’agit d’un exercice de mise en œuvre des meilleurs efforts et aucune donnée n’a été créée pour la préparation des 250 dossiers de l’échantillon de la NDPMO. SPAC a fait correspondre les données d’approvisionnement à la norme relative aux contrats ouverts en examinant les données tirées des systèmes et des documents et en communiquant avec le BPR des données. Les données ont été mises en correspondance au mieux des capacités et, en cas d’inaccessibilité des données, les champs concernés n’étaient pas inclus pour publication et une justification était fournie. Dans la mesure du possible, SPAC a pris les mesures nécessaires pour remplir les sections sur le terrain qui ont été fortement recommandées dans la NDPMO. Toutefois, en raison de l’écart et de la non-disponibilité entre les champs de données de la NDPMO, de la qualité et/ou de l’objectif imprécis des données, SPAC a omis certains champs hautement recommandés de la norme de données après avoir déployé des efforts considérables pour acquérir les données. Les champs fortement recommandés qui ont été omis sont les suivants :

• titre du projet
• ID du projet
• documents de planification (ID, titre, type, description, etc.)
• jalons clés de la planification (ID, titre, type, description, etc.)

La nature disparate des données dans l’ensemble des organismes gouvernementaux a posé des problèmes pour ce qui est d’essayer d’unifier les données. L’identificateur principal des données est le numéro de demande, qui comprend le bureau de commande, l’année d’acquisition et un numéro de série. Le numéro de demande est uniforme tout au long des étapes d’approvisionnement, et des modificateurs sont ajoutés au fur et à mesure que le processus avance, comme le montre le tableau suivant.

Au moment de regrouper les données sur les demandes publiées dans achatsetventes.gc.ca avec les données sur les bons de commande et les factures dans le système financier de SPAC à partir de la comptabilité financière (enregistrements FI), nous avons constaté que le couplage n’était pas entièrement normalisé. Le numéro de bon de commande (BC) dans le système financier de SPAC, dans la plupart des cas, utilise un schéma d’identification interne et, dans certains cas, le BC utilise divers aspects du numéro de demande. Un exemple de la variation de format de numéro de bon de commande du système financier de SPAC la plus courante figure dans le tableau suivant.

Ce dossier ne fournit pas de lien direct avec un contrat attribué en particulier, car il n’inclut pas la partie « 001 » du numéro d’attribution comme on peut le voir dans la deuxième colonne. Le lien a ensuite été renforcé davantage avec les données de codage financier qui se trouvent dans la demande d’approvisionnement. La NDPMO vise à établir des rapports semblables à des factures détaillées. Afin de respecter la norme, nous avons dû lier davantage les données des bons de commande aux données des factures.

2.5 Èpuration et normalisation des données

L’épuration des données comprend la correction des valeurs qui ont été saisies par erreur. Elle n’a lieu que si l’erreur dans les données est certaine (p. ex., les provinces canadiennes, les villes et les lettres dans les champs numériques). La normalisation est la conformation des données à une structure ou une syntaxe uniforme. Les données ont dû être épurées et normalisées afin de se conformer à a NDPMO.

En général, tous les champs liés à ce qui suit ont été normalisés et/ou épurés dans les dossiers de l’échantillon :

• régions
• codes postaux
• courriels
• nom des personnes-ressources
• numéros de téléphone
• codes et valeurs des devises
• valeurs booléennes (Vrai et Faux)
• nom des unités
• champs de texte libre :
  • nom du soumissionnaire