3. Leçons tirées

Les leçons tirées du jalon 2.3 du quatrième Plan d’action nationale serviront à influencer et à orienter les décisions à prendre dans les activités futures liées à la NDPMO. Vous trouverez ci-dessous la liste des leçons apprises durant la réalisation du projet.

3.1 Les données sur l’approvisionnement doivent être saisies sous forme de données structurées pour tous les champs de la NDPMO.

Comme il a été mentionné à la section 2.3, l’information recueillie pour les données du projet pilote est en grande partie structurée et peut être facilement mise en correspondance avec les champs de la NDPMO. Toutefois, des renseignements non structurés comme le champ « justification » ou « jalons », qui sont importants pour communiquer l’état global de l’instrument d’approvisionnement, sont saisis comme des données en texte libre non requises, sans modèle normalisé dans l’ensemble des secteurs gouvernementaux.

SPAC a suggéré une solution consistant à intégrer des données structurées pour tous les futurs dossiers saisis par l’acheteur grâce à l’intégration, à la formation et à l’adoption du système d’approvisionnement électronique (SAE) au sein du Ministère.

3.2 Il ne devrait y avoir aucun document du contrat d’origine absent de l’historique des contrats

SPAC a relevé des problèmes de qualité des données relatives aux contrats au cours des premières étapes de l’approvisionnement des dossiers de l’échantillon. Les données relatives aux contrats contiennent des dossiers, sans le contrat d’origine. Elles peuvent être considérées comme n’ayant pas une valeur de modification de « 0 ». Les données relatives aux contrats sans contrat d’origine ont été retirées des 250 dossiers du contrat. Les dossiers de l’échantillon ont seulement des données relatives aux contrats qui comprennent la valeur de « 0 » pour le champ de l’HC « CONTRAT_AMENDMENT ».

La haute direction a été informée de ce problème dans les données actuelles et existantes. À l’avenir, SPAC a recommandé que le problème soit corrigé pour tous les futurs dossiers saisis par l’acheteur grâce à l’intégration, à la formation et à l’adoption du SAE au sein du Ministère.

3.3 Les documents et les données inaccessibles pertinents pour la NDPMO doivent être numérisés

SPAC a constaté que l’information demandée aux secteurs et aux régions n’était pas souvent numérisée et qu’il n’y avait aucune procédure stricte concernant la clarté des données. Dans certains cas, les documents étaient conservés en format papier ou dans des chaînes de courriels sous forme de pièces jointes. Ètant donné que les documents étaient destinés à un usage interne et qu’ils étaient souvent unilingues, l’information qui devait être tirée de ces documents a été traduite afin d’être utilisée dans les données du projet pilote. Ces documents, comme le 9200 et ses modifications, les documents d’évaluation des risques et les documents de planification et d’approbation préalable des contrats, n’étaient pas facilement disponibles à SPAC auprès des agents d’approvisionnement respectifs. Ce problème a entraîné l’omission des sections sur les documents de planification et les jalons de planification de la NDPMO.

Les données provenant des secteurs et des régions au sujet de l’étape de la planification ainsi que la valeur du montant de la planification ne correspondaient pas toujours à la valeur de la demande déclarée dans le SIA. Cet écart peut également être attribué au manque d’accès aux documents, à une erreur de saisie ou à une ambiguïté dans la demande pour obtenir les données des secteurs. L’extraction manuelle au cas par cas des données des secteurs a permis de remplir les champs du montant de la planification et de la devise qui sont inclus dans les données du projet pilote.

SPAC a suggéré de numériser les documents pertinents dans le processus d’approvisionnement pour assurer la divulgation structurée et automatisée des dossiers futurs par la NDPMO.

3.4 Les données d’approvisionnement publiées doivent avoir un lien standard et direct avec les dossiers du système financier

SPAC a relevé un problème dans la relation entre les données sur les marchés qui se trouvent sur AEV et les données sur les achats dans le système financier. Le problème est causé par un lien informel et non standard entre les numéros de demande et de bon de commande. Ce problème a été résolu par la mise en correspondance manuelle des données, et chaque couplage entre le bon de commande et la demande a été vérifié au cas par cas.

SPAC prévoit régler le problème pour tous les dossiers futurs en intégrant la SAE comme système unifié qui relie tous les processus d’approvisionnement, de la planification aux dépenses.

3.5 Langues officielles et contenu publié

SPAC a relevé des problèmes de langue mineurs qui touchaient 4 % des dossiers de l’échantillon. Ces problèmes ont été cernés lors de l’extraction manuelle des données sur les articles dans les sections « Base de paiement » des documents d’invitation à soumissionner.

SPAC a résolu les problèmes liés aux données du projet pilote en traduisant les documents avec l’aide des BPR des secteurs et des régions. Ce problème a contribué à la décision prise au cours de l’AQ d’omettre les données sur les livrables à l’étape de l’appel d’offres.

Les problèmes linguistiques se limitent principalement aux données existantes publiées et ont été signalés à la haute direction.

3.6 Les type d’avis pour les appels d’offres peuvent être incorrectement saisis comme Avis de projet de marché (APM)

En raison d’une erreur qui est passée inaperçue, l’APM a été incorporé par inadvertance comme option de saisie viable pour le type d’avis d’un appel d’offres dans l’application de gestion des appels d’offres. Cette erreur est reproduite dans l’EAA. Les agents d’approvisionnement doivent donc utiliser l’un des cinq types d’avis suivants au lieu de l’APM :

• Demande de propositions (DP)
• Demande de prix (DPrix)
• Appel d’offres (AO)
• Demande d’offre à commandes (DOC)
• Demande d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAA)

Afin de corriger ce problème pour les données du projet pilote, SPAC a utilisé une combinaison de données du SIA sur le type d’appel d’offres et d’exploration manuelle des données pour établir la correspondance avec le champ du type d’avis de la NDPMO.

SPAC prévoit régler le problème pour tous les futurs dossiers saisis par l’acheteur grâce à l’intégration, à la formation et à l’adoption du SAE au sein du Ministère.

3.7 Préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité relevées dans les données du projet pilote

Les renseignements sur les livrables, les descriptions des livrables dans le système financier en texte libre, les courriels des fournisseurs, les blocs d’adresse des entreprises individuelles et les numéros d’entreprise des fournisseurs ne seront pas divulgués, et ce, pour des raisons de protection des renseignements personnels et de sécurité. Au lieu du numéro d’entreprise utilisé comme identifiant pour un fournisseur, tous les identifiants de fournisseur dans les données du projet pilote correspondent maintenant à un numéro aléatoire unique à quatre chiffres. En raison de la rétroaction des intervenants ministériels de SPAC, les dossiers de données du projet pilote ont été réduits à 250.

3.8 Les plages de dates de l’historique des contrats sont incorrectement publiées sur AEV

Les dates de début, d’expiration et de modification du contrat entrées dans l’EAA sont sujettes à des erreurs de saisie de données de la part des agents d’approvisionnement et ont donné lieu à des valeurs inexactes dans les données du projet pilote. .

SPAC a consulté les intervenants pour régler les problèmes actuels. Le Ministère prévoit régler le problème pour tous les futurs dossiers saisis par l’acheteur grâce à l’intégration, à la formation et à l’adoption du SAE au sein du Ministère.