L’évaluation de l’incidence algorithmique - Tirer parti de l’intelligence artificielle (IA) pour réduire les retards : prototype d’assistant IA

Version 0.10.0

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Détails du projet

1. Nom de la personne sondée
Gestion du capital humain – Modernisation des données

2. Ministère
Travaux publics et des Services gouvernementaux (Ministère des)

3. Direction
Modernisation des données

4. Titre du projet
Tirer parti de l’intelligence artificielle (IA) pour réduire les retards : prototype d’assistant IA

5. Phase du projet
Conception [Points 0]

6. Veuillez fournir une description du projet :
La gestion du capital humain de SPAC vise à traiter et à éliminer l'arriéré existant dans les dossiers de paye en mettant en œuvre un assistant IA conçu pour soutenir les agents de rémunération (AR). L'objectif principal de l'assistant IA est d'offrir des conseils et des informations nécessaires aux AR et de les aider à accélérer la clôture des dossiers. Actuellement, l’outil est appliqué à des données synthétiques sur certains types de cas (intérim) datant de plus de 365 jours.

Adoptant une approche hybride par conception, cette initiative cherche à combiner les atouts de la perspicacité humaine et de l’efficacité des machines. Cette approche permet la consommation rapide et la recommandation de données par les machines, tandis que la prise de décision reste entre les mains des AR, garantissant ainsi un équilibre et un processus de résolution efficace.

Le projet se concentrera sur le regroupement des données et informations pertinentes sur les cas, sur leur exactitude et leur exhaustivité, et sur leur validation par rapport à des sources faisant autorité telles que les instructions permanents d’opérations (IPO) approuvées, les outils de travail, les directives et les documents de politique. Cette stratégie globale vise à améliorer l’efficacité et la précision du travail des AR, à faciliter une résolution plus rapide des cas et à élever la qualité du service. Cette stratégie globale vise à améliorer l'efficacité et l'exactitude du travail des AR, facilitant une résolution plus rapide des cas, et élever la qualité du service.

À propos du système

7. Veuillez indiquer laquelle des capacités suivantes s'applique à votre système.
Reconnaissance d'images et d'objets : Analyser de volumineux jeux de donnée pour automatiser la reconnaissance, la classification et le context associés à une image ou à un objet.
Génération de contenu : Analyser de vastes jeux de données pour créer des catégories, traiter, trier, personnaliser et servir un contenu spécifique destiné à des contextes particuliers.
Évaluation des risques : Analyser de volumineux jeux de données pour déterminer les tendances et recommander des mesures et, dans certains cas, déclencher la prise de mesures précises.
Optimisation des processus et automatisation des flux de travail : nalyser de vastes jeux de données pour déterminer et corriger les anomalies, les modèles de grappes, prévoir les résultats ou les façons d'optimiser; et d'automatiser des flux de travail spécifique.

Section 1: Niveau d'incidence: 2

Cote actuelle : 46
Cote d'incidence brute : 54
Cote d'atténuation : 37

Section 2: Exigences spécifques au niveau d'incidence 2

Examen par les pairs

Consulter au moins un des experts suivants et publier l’examen complet ou un résumé en langage clair des conclusions sur un site Web du gouvernement du Canada :

OU

Publier les spécifications du système décisionnel automatisé dans une revue à comité de lecture. Lorsque l’accès à la revue publiée est restreint, veiller à ce qu’un résumé des conclusions en langage clair soit librement accessible.

Analyse comparative entre les sexes plus

S’assurer que l’analyse comparative entre les sexes plus aborde les questions suivantes :

Avis

Avis en langage simple fourni par l’entremise de tous les modes de prestation de services utilisés (Internet, en personne, par courrier, par téléphone).

Maillon humain de la prise de décisions

Des décisions peuvent être prises sans participation humaine directe.

Explication

En plus de toute exigence juridique applicable, s’assurer qu’une explication significative est fournie au client avec toute décision qui entraîne le refus de prestation ou service, ou qui implique une autre mesure réglementaire. L’explication doit fournir des renseignements au client, en langage clair, sur ce qui suit :

Les explications doivent également fournir des renseignements aux clients sur les possibilités de recours pertinentes, le cas échéant.

Une description générale de ces éléments doit également être mise à disposition par l’entremise de l’évaluation de l’incidence algorithmique et être repérable sur le site Web de l’institution.

Formation

Documents sur la conception et la fonctionnalité du système.

Gestion de la TI et de la continuité des activités

Aucune

Approbation de l’exploitation du système

Aucune

Autres exigences

La Directive sur la prise de décisions automatisée comprend également d'autres exigences qui doivent être respectées pour tous les niveaux d'incidences.

Lien vers la Directive sur la prise de décisions automatisée

Contactez le bureau de l'AIPRP de votre établissement pour discuter de l'exigence d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Section 3: Questions et réponses

Section 3.1: Questions et réponses liées aux risques

Raisons de l'automatisation

1. Qu'est-ce qui motive votre équipe à introduire l'automatisation dans ce processus décisionnel? (Cochez toutes les réponses qui s'appliquent.)
Arriéré de travail ou de cas existant
Amélioration de la qualité générale des décisions
Utilisation d'approches novatrices

2. Quels sont les besoins des clients auxquels le système répondra et comment le système y répondra-t-il? Si possible, décrivez la façon dont les besoins des clients ont été déterminés.
Ce projet a deux clients : 1) Les AR travaillant sur les dossiers de paye, 2) les fonctionnaires qui ont été touchés par des problèmes de paye.

Depuis octobre 2023, des consultations ont lieu avec les AR en rémunération travaillant sur l’arriéré de dossiers afin d’identifier les possibilités de réduire l’arriéré des problèmes de paye. À l’issue de ces consultations, nous avons appris que le principal obstacle à la réduction de l’arriéré était le temps passé à rechercher manuellement les données. L'IA aidera les AR à trouver les informations correctes dont ils ont besoin pour clôturer les dossiers et soutenir les décisions des AR en matière de résolution, en particulier, le traitement des dossiers ouverts ou des tickets. L'outil proposé facilitera la résorption de l’arriéré en éliminant la nécessité de rechercher les données manuellement, ce qui permettra aux AR de consacrer plus de temps aux cas plus complexes et traiter davantage de cas pour réduire l’arriéré.

En conséquence, cela contribuera à améliorer le nombre de dossiers traités pour les fonctionnaires qui soutiennent le ministre des Services publics et de l’Approvisionnement. Lettre de mandat (2021) lettre de mandat d’engagement.

3. Veuillez décrire tous les bienfaits d’intérêt public que le système devrait avoir.
Régler l'arriéré des problèmes de paye aura une incidence directe sur les fonctionnaires, et les membres du public. La nécessité de résoudre les problèmes causés par le système de paye Phénix est un engagement par une lettre de mandat (2021) du ministre des Services publics et del’Approvisionnement.

Les fonctionnaires en bénéficieront car l'outil permettra aux AR de se déplacer d’un cas à l’autre plus rapidement, permettant à la communauté de la rémunération de résoudre l'arriéré pour des milliers de fonctionnaires.

4. Dans quelle mesure le système sera-t-il efficace pour répondre aux besoins des clients?
Très efficace [ Points: +0 ]

5. Veuillez décrire les améliorations, les bienfaits ou les avantages que vous attendez de l’utilisation d’un système automatisé. Cela pourrait inclure des indicateurs de programme et des objectifs de rendement pertinents.
L’assistant IA devrait apporter des améliorations significatives en réduisant le fardeau des tâches manuelles et répétitives dans le processus de résolution des cas. Les tâches manuelles entraînent un temps de traitement des dossiers élevé, ce qui rend difficile la résolution des dossiers en temps opportun. En automatisant des parties spécifiques des processus, ça permet de réduire considérablement le temps de traitement des dossiers, ce qui contribue à rendre les opérations plus efficaces et plus rationnelles.

À ce jour, nous avons constaté une réduction moyenne de 22 % du temps de contact dans le traitement des dossiers intérimaires en attente. À mesure que l’IA gère efficacement davantage d’informations et automatise les tâches répétitives, elle permet aux AR de se concentrer sur des aspects plus complexes et stratégiques de leur rôle, tels que la prise de décision concernant les dossiers, et contribue en fin de compte à une organisation plus agile et plus réactive.

Ces améliorations correspondent à notre engagement à améliorer la satisfaction du client et l’optimisation de nos processus de prestation de services, et rencontrer les engagements de la lettre de mandat.

6. Veuillez décrire la façon dont vous allez vous assurer que le système se limite à répondre aux besoins des clients mentionnés ci-dessus.
Pour garantir que le projet reste concentré sur la satisfaction des besoins spécifiques du client identifiées, plusieurs stratégies ont été mises en oeuvre.

Les informations accessibles au public ont été conçues pour une digestion plus rapide des données. Cela permet à l'IA d'analyser et de traiter efficacement de grandes quantités d'informations, ce qui lui permet d'identifier et de prioriser les cas qui correspondent aux besoins d'un compte. Les données des clients sont évaluées à l'aide d’instructions permanentes d’opérations (IPO) existantes approuvées par SPAC.

Un processus de sélection des cas est en place et comporte des critères clairs et des lignes directrices pour choisir les cas en fonction de leur pertinence. Actuellement, l'outil utilise deux critères de sélection de cas pour le traitement des données synthétiques : 1) type de cas (intérimaire) et 2) la date de création du dossier, qui identifie les dossiers agissants qui datent de plus de 365 jours. Cette approche de sélection garantit que l'IA est orienté vers les cas qui nécessitent son assistance spécialisée et relèvent de l'arriéré.

De plus, des outils robustes de gestion des utilisateurs et de la charge de travail sont en place. Ils aident à surveiller et à réguler les interactions des autorités de certification avec les dossiers, garantissant que le système se limite à répondre aux besoins des clients identifiés ci-dessus.

La transparence est intégrée à l’outil. Pour chaque recommandation présentée aux AR, l'outil identifie les étapes qui ont été suivies pour y parvenir. Les AR exercent une surveillance totale sur ces informations, y compris la possibilité de revoir l'analyse, de vérifier les erreurs et d'apporter des modifications au fur et à mesure.

En intégrant ces mesures, la solution se concentrera et traitera efficacement les cas d'utilisation spécifiques qui ont été choisis, contribuant ainsi à un processus de résolution de cas plus rationalisé et plus réactif.

7. Veuillez décrire toutes les concessions mutuelles entre les intérêts des clients et les objectifs du programme que vous avez pris en considération lors de l’élaboration du projet.
Nous avons analysé en profondeur les compromis entre les intérêts de l’AR et les objectifs du programme afin de garantir une approche équilibrée. Nous reconnaissons que la rapidité, la précision et la qualité sont de la plus haute importance et nous nous engageons à optimiser ces trois facteurs.

Pour y parvenir, nous donnerons aux AR des possibilités de prise de décision tout en leur permettant de conserver le contrôle nécessaire sur des processus spécifiques pour parvenir efficacement à la clôture des dossiers.

Notre objectif est d’accélérer la résolution des cas, d’améliorer les normes de service et d’assurer une compensation équitable, tout en respectant des normes élevées de transparence, d’exactitude et de qualité. En parcourant ces compromis, notre intention est de développer un système qui sert à la fois les AR dédiés et les fonctionnaires touchés par des problèmes de paye.

8. D’autres options de processus non automatisés ont-elles été envisagées?
Oui [ Points: +0 ]

9. Si des processus non automatisés ont été envisagés, pourquoi l’automatisation a-t-elle été l’option choisie?
L’IA a été identifiée comme l’option privilégiée en raison de l’augmentation du nombre de demandes et de l’arriéré croissant. Les processus et interventions manuels actuels ne suivent pas le volume des dossiers et, par conséquent, l’arriéré continue de croître. L’IA permet de gagner en efficacité dans les domaines où de grands volumes d’informations sont analysés avant de prendre des mesures dans un cas donné.

10. Quelle serait la conséquence du non-déploiement du système?
Les coûts du service sont trop élevés
La qualité du service n’est pas aussi élevée
La prestation du service ne parvient pas à atteindre les objectifs de rendement

Profil de risque

11. Le projet fait-il l'objet d'un examen public approfondi (e.g.: en raison de préoccupations liées à la protection de la vie privée) et/ou de litiges fréquents?
Oui [ Points: +3 ]

12. Les clients de ce secteur d'activité sont-ils particulièrement vulnérables?
Oui [ Points: +3 ]

13. Les enjeux des décisions de ce programme sont-ils très élevés?
Non [ Points: +0 ]

14. Ce projet aura-t-il d'importantes répercussions sur le personnel, que ce soit en termes de nombre ou de rôle?
Non [ Points: +0 ]

15. L’utilisation du système entraînera-t-elle des difficultés pour les personnes en situation de handicap ou les accentuera-t-elle?
Non [ Points: +0 ]

Autorité de projet

16. Aurez-vous besoin d'une nouvelle autorisation en termes de politiques pour ce projet?
Oui [ Points: +2 ]

À propos de l'algorithme

17. L'algorithme utilisé sera un secret (commercial)
Non [ Points: +0 ]

18. Le processus algorithmique sera difficile à interpréter ou à expliquer
Non [ Points: +0 ]

À propos de la décision

19. Veuillez décrire la ou les décisions qui seront automatisées.
Aucune décision ne sera automatisée. L'AR examinera les informations générées par l'IA, procédera à sa propre évaluation et prendra une décision dans chaque cas.

Évaluation de l'incidence

20. Parmi les propositions suivantes, laquelle décrit le mieux le type d’automatisation que vous envisagez?
Automatisation partielle (le système facilitera la prise de décisions administratives en appuyant un agent au moyen d’évaluations, de recommandations, de décisions provisoires ou d’autres résultats) [ Points: +2 ]

21. Veuillez décrire le rôle du système dans le processus de prise de décisions.
Le type d’IA prévu s'aligne sur l'automatisation partielle, où le système contribuera activement à la prise de décision administrative en accompagnant les AR avec des évaluations, en proposant des recommandations, générant des décisions intermédiaires et fournissant d’autres résultats pertinents sans jamais agir lui-même.

L'IA utilise des algorithmes de programmation, qui sont des ensembles de règles et d'instructions qu'elle suit pour analyser les données du compte. Considérez ces algorithmes comme une recette que suit l’IA, où chaque étape doit être effectuée dans un certain ordre pour obtenir le résultat correct. Ces algorithmes aident l'IA à trier toutes les informations.

Pour garantir l'exactitude, l'IA s'appuie sur des ensembles de connaissances, qui sont des collections d'informations, telles que des outils de travail, des politiques et des directives. Ces ensembles de connaissances agissent comme un ouvrage de référence, aidant l'IA à vérifier si les données correspondent à ce qui est attendu ou si quelque chose n'est pas à sa place. En comparant les détails des informations avec ces ensembles de connaissances, l'IA peut détecter toute inadéquation ou anomalie et garantir que tout s'aligne correctement. Ces ensembles de connaissances sont des IPO existantes qui sont approuvées par SPAC et le gouvernement du Canada.

L'IA joue un rôle important dans l'amélioration du processus décisionnel, mais la prise de décision est laissée aux mains des AR.

Les algorithmes et les capacités d'analyse des données lui permettent de fournir des données facilement accessibles aux AR et qui leur permettent de prendre des décisions plus éclairées et stratégiques.

Essentiellement, l'IA collecte des données pour l'AC contribuant ainsi à une efficacité accrue et des résultats efficaces. Cette approche collaborative garantit que les décisions sont bien informés, axés sur les données et alignés sur les meilleures mesures à prendre pour résoudre un cas.

Le système prendra-t-il des décisions ou effectuera-t-il des évaluations qui exigent du jugement ou de la discrétion?
Oui [ Points: +4 ]

23. Veuillez décrire les critères utilisés pour évaluer les données des clients et les procédures appliquées pour les traiter.
Le système d'IA fonctionne avec des instructions et des lignes directrices détaillées, telles que des IPO, des outils de travail, des directives et des politiques, qui décrivent comment clôturer correctement un dossier.

Voici comment cela fonctionne :

Données d'identification : l'IA commence par examiner les informations du compte. Cela inclut les détails de base du compte pour des cas clients spécifiques, par exemple si une personne est promue à un poste mieux rémunéré.

Analyse : avec ces données, l'IA les compare ensuite aux instructions définies (IPO, aide-mémoire, directives et politiques) pour vérifier leur exactitude, leur exhaustivité, leur pertinence et si elles répondent aux normes requises.

Recommandations : sur la base de son analyse, l’IA identifie des modèles ou des détails importants. Les conseils ou recommandations produits par l’IA sont ensuite transmis aux AR. Par exemple, cela peut inclure les informations salariales nécessaires à l'AR pour résoudre un problème ou les étapes permettant de garantir qu'un cas d'arriéré est correctement traité.

Surveillance humaine : Pour chaque recommandation présentée aux AR, l'outil identifie les étapes qui ont été suivies pour arriver à cette conclusion. L'AR exerce une surveillance totale sur ces informations, y compris la capacité d'examiner l'analyse, de vérifier les erreurs et d'apporter les modifications nécessaires.

Prise de décision : les AR examinent les suggestions de l'IA, en combinant les idées de l'IA avec leurs propres connaissances et expériences. Ils prennent les décisions finales sur les mesures à prendre, en s'assurant que chaque décision est éclairée, cohérente et adaptée au cas d'arriéré de chaque client.

Ce processus permet de combiner une analyse avancée de l'IA et une expertise humaine, garantissant que chaque décision est bien informée et conforme aux lignes directrices existantes, tout en tenant compte du contexte spécifique de chaque cas.

24. Veuillez décrire le résultat produit par le système et les renseignements pertinents nécessaires à l’interprétation dans le contexte de la décision administrative.
L'IA élabore une synthèse détaillée pour les AR, grâce à ses capacités analytiques. Cette analyse implique d'examiner les données des comptes et de les aligner sur les mêmes outils de travail, procédures et politiques que ceux utilisés par les AR, afin de garantir que les conseils de l'IA sont fondés et fonctionnent dans le cadre des processus existants. Ces ensembles de connaissances sont des IPO existantes qui sont approuvées par SPAC et le gouvernement du Canada.

Ce que fait le résumé : Il donne aux AR une image complète du cas en question, évalue ce qui est nécessaire dans le cadre de la décision à prendre. Le résumé n’est pas seulement une collection de données ; c'est une revue qui met en évidence des éléments cruciaux des informations comme les détails du salaire et offre des conseils spécifiques en faisant référence au lignes directrices pertinentes. Par exemple, si vous vous demandez quand commencer les cotisations syndicales pour quelqu'un qui a commencé ses fonctions au milieu du mois, l'IA exploite ses compréhension de la directive sur les cotisations syndicales, sur laquelle il serait formé, pour offrir des conseils clairs.

Interprétation du résumé : Pour utiliser efficacement ce résumé, les AR doivent bien comprendre la base de connaissances en matière de rémunération, y compris les politiques de rémunération, les lois pertinentes et les pratiques opérationnelles normalisées. Ce contexte permet aux AR d’évaluer avec précision les recommandations de l’IA dans le contexte de chaque scénario administratif unique.

L'approche collaborative : en fusionnant les informations basées sur les données de l'IA avec l'expertise des AR, le système garantit que les conseils qu'ils donnent ne sont pas seulement informatifs mais aussi directement applicable. Ce partenariat permet aux AR de prendre des décisions qui sont non seulement bien informées mais également adaptées aux exigences spécifiques de chaque cas, élevant ainsi la qualité et l'efficacité de leur service.

25. Le système effectuera-t-il une évaluation ou une autre activité qui ne serait autrement pas réalisée par un humain?
Non [ Points: +0 ]

26. Le système est-il utilisé par une partie de l’organisation différente de celle à laquelle appartiennent ceux qui l’ont développé?
Non [ Points: +0 ]

27. Les incidences découlant de la décision sont-elles réversibles?
Probablement réversible [ Points: +2 ]

28. Combien de temps les incidences de la décision dureront-elles?
Les incidences risquent fort probablement d’être brèves [ Points: +1 ]

29. Veuillez indiquer pour quelle raison les incidences découlant de la décision sont (selon l’option sélectionnée ci-dessus).
Actuellement, si une transaction incorrecte est traitée, une modification peut être apportée pour rectifier l'erreur. L'AR exerce une surveillance et un contrôle total des systèmes afin d'examiner l'analyse de l'IA, de vérifier les erreurs et d'apporter les modifications nécessaires.

30. Les incidences de la décision sur les droits ou libertés des personnes seront probablement les suivantes :
Incidence faible ou nulle [ Points: +1 ]

31. Veuillez indiquer pour quelle raison les incidences découlant de la décision sont (selon l’option sélectionnée ci-dessus).
Aucune incidence sur les libertés individuelles dans le cadre de l'amélioration de la capacité de traitement interne des payes par l'utilisation de l'IA et de données synthétiques.

32. Les incidences de la décision sur l’égalité, la dignité, la vie privée et l’autonomie des personnes seront probablement :
Incidence faible ou nulle [ Points: +1 ]

33. Veuillez indiquer pour quelle raison les incidences découlant de la décision sont (selon l’option sélectionnée ci-dessus).
Aucune incidence sur l'égalité, la dignité, la vie privée et l'autonomie des personnes dans le cadre de l'amélioration de la capacité de traitement des payes internes au moyen de l'IA et de données synthétiques.

34. Les incidences de la décision sur la santé et le bien-être des personnes seront probablement les suivantes :
Incidence modérée [ Points: +2 ]

35. Veuillez indiquer pour quelle raison les incidences découlant de la décision sont (selon l’option sélectionnée ci-dessus).
Les impacts résultant de la décision seront modérés en raison de plusieurs facteurs clés. La mise en oeuvre facilitera la rationalisation des tâches répétitives au sein des opérations. En automatisant ces tâches, on peut réduire considérablement la charge de travail manuel et répétitif pour les AR. Ceci, à son tour, contribuera à une amélioration de la satisfaction au travail et une réduction du niveau de stress des employés, affectant ainsi positivement leur bien-être général. Cela a également un impact sur rétention globale des AR. L’accent mis sur l’élimination des tâches manuelles et répétitives, comme récupérer des informations sur un écran et les coller sur un autre, est une étape proactive vers la création d’un environnement de travail engageant et épanouissant.

Les AR auront la possibilité de réorienter leurs efforts vers des tâches significatives et de plus grande valeur, qui peuvent conduire à une augmentation de la satisfaction de l’emploi et un sentiment d'accomplissement.

En considérant ces facteurs, on prévoit que l'impact de la décision sur la santé et le bien-être des individus se situeront dans l’aire modérée, apportant une amélioration à la fois au milieu de travail et à la qualité de vie au travail des AR.

36. Les incidences de la décision sur les intérêts économiques des personnes seront probablement les suivantes :
Incidence faible ou nulle [ Points: +1 ]

37. Veuillez indiquer pour quelle raison les incidences découlant de la décision sont (selon l’option sélectionnée ci-dessus).
L'utilisation de l'IA pour améliorer l'administration de la paye à l'aide de données synthétiques peut conduire à des décisions de mise à l'échelle de la solution en utilisant des données réelles qui pourraient améliorer l'efficacité opérationnelle, ce qui se traduirait par des économies. En outre, l'amélioration des services pourrait se traduire par une meilleure résolution des cas, ce qui pourrait avoir un impact positif sur les clients.

38. Les incidences de la décision sur la pérennité d’un écosystème environnemental seront probablement les suivantes :
Incidence faible ou nulle [ Points: +1 ]

39. Veuillez indiquer pour quelle raison les incidences découlant de la décision sont (selon l’option sélectionnée ci-dessus).
S/O

À propos des données - A. Source des données

40. Le système de décision automatisé utilisera-t-il des renseignements personnels comme données d’entrée?
Oui [ Points: +4 ]

41. Avez-vous vérifié que l'utilisation des renseignements personnels est limitée à ce qui est directement lié à la prestation d'un programme ou d'un service?
Oui [ Points: +0 ]

42. Les renseignements personnels des individus sont-ils utilisés dans un processus décisionnel qui affecte directement ces individus?
Oui [ Points: +2 ]

43. Avez-vous vérifié si le système utilise les renseignements personnels d'une manière compatible avec: (a) les fichiers de renseignements personnels (FRP) et évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de vos programmes ou (b) les modifications prévues ou mises en oeuvre des FRP ou des EFVP qui tiennent compte des nouveaux usages et processus?
Non [ Points: +1 ]

44. Quelle est la classification de sécurité la plus élevée des données d’entrée utilisées par le système? (N’en choisir qu’une seule)
Protégé B/Protégé C [ Points: +3 ]

45. Qui contrôle les données?
Gouvernement fédéral [ Points: +1 ]

46. Les données utilisées par le système proviendront-elles de plusieurs sources différentes?
Oui [ Points: +4 ]

47. Le système aura-t-il besoin de données d’entrée provenant d’un appareil connecté à Internet ou à la téléphonie? (P. ex., internet des objets, un Capteur)
Oui [ Points: +4 ]

48. Le système interagira-t-il avec d’autres systèmes des TI?
Oui [ Points: +4 ]

49. Qui a recueilli les données utilisées pour préparer le système?
Votre institution [ Points: +1 ]

50. Qui a recueilli les données d’entrée utilisées par le système?
Votre institution [ Points: +1 ]

51. Veuillez décrire les données d’entrée collectées et utilisées par le système, leur source et leur méthode de collecte.
Les données d'entrée collectées et utilisées par le système consistent principalement en données de compte synthétiques. Ces données sont créées pour ressembler à des ensembles de données d’Outil de gestion de cas et Phénix. Les données ne sont pas collectées à partir de n'importe quelle source en direct.

À propos des données - B. Type de données

52. Le système exigera-t-il l’analyse de données non structurées pour faire une recommandation ou prendre une décision?
Oui [ Points: 0 ]

53. De quel type de données non structurées s’agit-il (Cochez toutes les réponses qui s’appliquent)?
Fichiers audio et textuels [ Points: +2 ]
Images et vidéos [ Points: +4 ]

Section 3.2: Questions et réponses liées aux mesures d'atténuation

Consultation

1. Intervenants internes (institutions fédérales, y compris la fonction publique fédérale)
Oui [ Points: +1 ]

2. Quels intervenants internes allez-vous consulter?
Services légaux
Services des communications
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines du SCT
Bureau de la dirigeante principale de l’information du SCT
Expérience client / Gestion de la relation client
Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Autre (décrire)

3. S'il vous plait décrire
HCM - Direction de l'administration de la paye
Confidentialité de SPAC
Services partagés Canada
D'autres ministères mettant à l’essai l'IA

4. Intervenants externes (groupes d’autres secteurs ou administrations)
Oui [ Points: +1 ]

5. Quels intervenants externes allez-vous consulter?
Agents négociateurs

Élimination des risques et mesures d'atténuation - Qualité des données

6. Disposerez-vous de processus documentés pour tester les jeux de données en fonction de biais et d’autres résultats inattendus? Par exemple, ceci pourrait inclure une expérience dans l’application de cadres, de méthodes, de lignes directrices ou d’outils d’évaluation.
Oui [ Points: +2 ]

7. Allez-vous rendre cette information disponible publiquement?
Oui [ Points: +1 ]

8. Allez-vous élaborer un processus permettant de documenter la façon dont les problèmes de qualité des données qui seront résolus pendant le processus de conception?
Oui [ Points: +1 ]

9. Allez-vous rendre cette information disponible publiquement?
Non [ Points: +0 ]

10. Entreprendrez-vous une analyse comparative entre les sexes plus des données?
Oui [ Points: +1 ]

11. Allez-vous rendre cette information disponible publiquement?
Oui [ Points: +1 ]

12. Dans votre établissement, existe-t-il des responsables de la conception, du développement, de la maintenance et de l’amélioration du système?
Oui [ Points: +2 ]

13. Disposerez-vous d'un processus documenté pour gérer le risque que des données périmées ou non fiables soient utilisées pour prendre une décision automatisée?
Oui [ Points: +2 ]

14. Allez-vous rendre cette information disponible publiquement?
Non [ Points: +0 ]

15. Les données utilisées pour ce système seront-elles affichées sur la portail du gouvernement ouvert?
Non [ Points: +0 ]

Élimination des risques et mesures d'atténuation - Équité procédurale

16. La piste de vérification permettra-t-elle de déterminer les pouvoirs ou les pouvoirs délégués prévus par la lois?
Oui [ Points: +1 ]

17. Le système fournira-t-il une piste de vérification qui enregistre toutes les recommandations ou décisions prises par le système?
Oui [ Points: +2 ]

18. Pourra-t-on identifier tous les points de décision clés dans la piste de vérification?
Oui [ Points: +2 ]

19. Est-ce que toutes les décisions clés seront liées à une législation, politique ou à une procédure pertinente?
Non [ Points: +0 ]

20. Tiendrez-vous un journal détaillant toutes les modifications apportées au modèle et au système?
Oui [ Points: +2 ]

21. La piste de vérification indiquera-t-elle clairement tous les points de décision prise par le système?
Oui [ Points: +1 ]

22. La piste de vérification générée par le système pourrait-elle être utilisée pour aider à produire une notification de la décision (y compris un énoncé des motifs ou une autre notification) au besoin?
Oui [ Points: +1 ]

23. La piste de vérification permettra-t-elle de déterminer précisément quelle version du système a été utilisée pour chaque décision qu'elle appuie?
Oui [ Points: +2 ]

24. La piste de vérification indiquera-t-elle qui est le décideur autorisé?
Oui [ Points: +1 ]

25. Le système sera-t-il en mesure de justifier ses décisions ou ses recommandations au besoin?
Oui [ Points: +2 ]

26. Y aura-t-il un processus en place pour accorder, surveiller et révoquer l'autorisation d'accès au système?
Oui [ Points: +1 ]

27. Y aura-t-il un mécanisme pour recueillir les commentaires des utilisateurs du système?
Oui [ Points: +1 ]

28. Y aura-t-il un processus de recours prévu ou établi pour les clients qui souhaitent contester la décision?
Non [ Points: +0 ]

29. Le système permettra-t-il à une personne de passer outre aux décisions du système?
Oui [ Points: +2 ]

30. Y aura-t-il un processus en place pour consigner les cas où des dérogations ont été effectuées?
Oui [ Points: +1 ]

31. La piste de vérification comprendra-t-elle des processus pour enregistrer les modifications apportées au fonctionnement ou au rendement du système?
Oui [ Points: +2 ]

32. Allez-vous préparer un dossier conceptuel à l'intention du Comité d'examen de l'architecture d'entreprise du gouvernement du Canada?
Oui [ Points: +1 ]

Élimination des risques et mesures d'atténuation - Confidentialité

33. Si votre système utilise ou crée des renseignements personnels, avez-vous ou allez-vous entreprendre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou réviser une évaluation existante?
Oui [ Points: +1 ]

34. Concevrez-vous et intégrerez-vous la sécurité et la confidentialité dans vos systèmes dès la phase de conception du projet?
Oui [ Points: +1 ]

35. Les informations seront-elles utilisées dans un système fermé (c'est-à-dire sans connexion à Internet, Intranet ou tout autre système)?
Non [ Points: +0 ]

36. Si le partage de renseignements personnels est impliqué, un accord ou un arrangement avec des garanties appropriées a-t-il été établi?
Oui [ Points: +1 ]

37. Allez-vous dépersonnaliser les renseignements personnels utilisés ou établis par le système à tout moment du cycle de vie?
Non [ Points: +0 ]

Liens connexes

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